Najčastejšie otázky o akreditácii výrobcov hodnôt eura a ochraňovaných hodnôt eura
Posledná aktualizácia: 7. júla 2023
Úvod
Tento dokument vysvetľuje akreditačné postupy pre výrobcov ochraňovaných hodnôt eura a hodnôt eura. Otázky a odpovede sa týkajú praktických aspektov rozhodnutia ECB/2020/24 v znení rozhodnutia ECB/2022/35. V prípade nezrovnalostí medzi týmto dokumentom a rozhodnutím ECB platí právny predpis. Všetky ďalšie odkazy na rozhodnutie ECB/2020/24 v tomto dokumente zahŕňajú všetky zmeny tohto rozhodnutia.
Tento dokument určený pre akreditovaných výrobcov je zverejnený aj na extranete ECB venovanom bankovkám a pravidelne sa aktualizuje.
1. Aké právne predpisy upravujú akreditáciu?
Rozhodnutie ECB/2020/24 vymedzuje všeobecné akreditačné požiadavky, požiadavky na etický výkon podnikania, akreditačné konanie a povinnosti, ktoré sú výrobcovia povinní nepretržite plniť po získaní akreditácie. Okrem toho boli prijaté ďalšie neverejné rozhodnutia, v ktorých sa vymedzujú vecné požiadavky. Vecné požiadavky predstavujú podrobné technické požiadavky týkajúce sa aspektov zabezpečenia, kvality, ochrany životného prostredia, ako aj ochrany zdravia a bezpečnosti. Tieto požiadavky sa poskytujú výrobcom, ktorí požiadali o akreditáciu, po podpísaní záväzného vyhlásenia o zachovaní dôvernosti obsahu, a v relevantných prípadoch po úspešnom vykonaní úvodnej inšpekcie zabezpečenia.
2. Ktorí výrobcovia potrebujú akreditáciu ECB?
Akreditáciu ECB potrebujú výrobcovia, ktorí chcú vykonávať činnosť súvisiacu s hodnotami eura alebo činnosť súvisiacu s ochraňovanými hodnotami eura. Udelená akreditácia sa vzťahuje na konkrétne výrobné miesto, na ktorom má výrobca povolenie vykonávať činnosť súvisiacu s hodnotami eura alebo činnosť súvisiacu s ochraňovanými hodnotami eura uvedenú v akreditácii.
Činnosti súvisiace s hodnotami eura a činnosti súvisiace s ochraňovanými hodnotami eura sú vymedzené v článku 1 ods. 3 až 7 rozhodnutia ECB/2020/24. Na ochraňované hodnoty eura sa vzťahujú vecné bezpečnostné požiadavky.
3. Je akreditácia podmienkou účasti na výberovom konaní na výkon činnosti súvisiacej s hodnotami eura alebo činnosti súvisiacej s ochraňovanými hodnotami eura?
Akreditácia je podmienkou výkonu činnosti súvisiacej s hodnotami eura alebo činnosti súvisiacej s ochraňovanými hodnotami eura. Ak je výkon činnosti súvisiacej s ochraňovanými hodnotami eura alebo činnosti súvisiacej s ochraňovanými hodnotami eura predmetom obstarávania, môžu sa na výberovom konaní zúčastniť a zmluvy uzatvárať len tí výrobcovia, ktorým bola udelená akreditácia.
Akreditácia však nie je zárukou zadania zákazky.
4. Ktoré vecné požiadavky musia akreditovaní výrobcovia dodržiavať?
Ak chcú výrobcovia hodnôt eura alebo ochraňovaných hodnôt eura vykonávať činnosť súvisiacu s hodnotami eura a/alebo činnosť súvisiacu s ochraňovanými hodnotami eura, sú povinní dodržiavať všetky príslušné vecné požiadavky, ktoré sa týkajú aspektov zabezpečenia, kvality, ochrany životného prostredia a ochrany zdravia a bezpečnosti. Po obdržaní písomnej žiadosti o akreditáciu a požadovanej dokumentácie ECB výrobcov informuje o všetkých platných vecných požiadavkách. Všetci výrobcovia hodnôt eura musia dodržiavať určité požiadavky týkajúce sa kvality, ochrany životného prostredia a ochrany zdravia a bezpečnosti, ako aj etické a všeobecné bezpečnostné požiadavky. Výrobcovia ochraňovaných hodnôt eura uvedení v zozname, ktorý vedie ECB, musia spĺňať aj špecifické bezpečnostné požiadavky.
5. Aký je postup v prípade prvotnej žiadosti o akreditáciu?
Výrobcovia, ktorým zatiaľ nebol udelený žiadny druh akreditácie, musia podať ECB písomnú žiadosť o začatie konania o akreditácii (žiadosť o začatie konania) v súlade s článkom 5 rozhodnutia ECB/2020/24. Žiadosť musí obsahovať všetky položky uvedené v článku 5 ods. 2. V tomto procese môže výrobcov v prípade potreby usmerniť riaditeľstvo ECB pre bankovky, ktoré je možné kontaktovať na adrese QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.
6. Ako prebieha samotný proces akreditácie?
ECB najskôr posúdi žiadosť o začatie konania o akreditácii na základe všetkých formálnych aspektov uvedených v článku 5 rozhodnutia ECB/2020/24. Po splnení všetkých formálnych aspektov poskytne ECB žiadajúcemu výrobcovi dokumentáciu s príslušnými vecnými požiadavkami (týkajúcimi sa aspektov zabezpečenia, kvality, ochrany životného prostredia a ochrany zdravia a bezpečnosti), ktoré sú súčasťou akreditačných požiadaviek, ako aj dokumentáciu, v ktorej žiadajúci výrobca špecifikuje spôsob zabezpečenia súladu s vecnými požiadavkami.
Na posúdenie dodržiavania príslušných vecných požiadaviek vykonáva ECB u výrobcu inšpekcie na mieste a/alebo na diaľku. Plnenie požiadaviek týkajúcich sa ochrany zdravia a bezpečnosti a životného prostredia sa posudzuje na diaľku na základe dokumentácie poskytnutej výrobcom. ECB tak môže posúdiť, či postupy a infraštruktúra na výrobnom mieste spĺňajú príslušné požiadavky. Cieľom inšpekcií na mieste je posúdiť plnenie požiadaviek na zabezpečenie a kvalitu na výrobnom mieste.
Ak je celkové hodnotenie kladné, výrobcovi sa udelí akreditácia.
7. Na koho sa môžeme obrátiť v záležitostiach súvisiacich s akreditáciou?
Prípadné otázky alebo dokumentáciu súvisiacu s akreditáciou posielajte na adresu QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Na tejto adrese môžete kontaktovať aj odborníkov ECB zodpovedných za konkrétne otázky.
8. Ako ECB hodnotí plnenie príslušných požiadaviek?
Na tento účel vykonáva inšpekcie na mieste alebo na diaľku.
Inšpekcie na diaľku sa týkajú najmä dokumentov predkladaných výrobcom v súlade s požiadavkami rozhodnutia ECB/2020/24, resp. plnenia vecných požiadaviek.
Tieto dokumenty zahŕňajú príslušné osvedčenia ISO, vyhlásenie nezávislého audítora o dodržiavaní etických požiadaviek, dotazníky vyplnené pred inšpekciou, jednotlivé plány kvality, výročné správy (v angličtine) o uplatňovaní systémov riadenia ochrany životného prostredia a ochrany zdravia a bezpečnosti a environmentálny dotazník ECB.
Inšpekcie na mieste sa vykonávajú s cieľom posúdiť plnenie požiadaviek na zabezpečenie a kvalitu na výrobnom mieste. Keďže týmito aspektami sa v rámci Eurosystému zaoberajú rôzne tímy, inšpekcia zabezpečenia a inšpekcia kvality sa uskutočňujú samostatne. Ak inšpekcia na mieste nie je možná, napríklad v prípade cestovných obmedzení počas pandémie, ECB vykoná inšpekciu na diaľku. Inšpekcie na diaľku prebiehajú formou videokonferencie; výmena dokumentov prostredníctvom zabezpečenej platformy.
9. Ako sa inšpekcie na mieste plánujú a organizujú? Ako často sa vykonávajú?
Inšpekcie akreditovaných výrobcov sa uskutočňujú podľa zoznamu priorít stanoveného Eurosystémom. Výrobcovia, ktorí vykonávajú činnosť súvisiacu s ochraňovanými hodnotami eura, sa zvyčajne raz za rok podrobujú inšpekcii zabezpečenia. Výrobcovia hodnôt eura sa podrobujú každé dva roky inšpekcii kvality.
Inšpekcie môžu byť ohlásené alebo neohlásené. Inšpekcie v nadväznosti na podanie žiadosti o akreditáciu sa, samozrejme, z praktických dôvodov ohlasujú vopred. To isté platí aj pre pravidelné inšpekcie kvality a inšpekcie zabezpečenia vykonávané na diaľku. Pravidelné inšpekcie zabezpečenia, ktoré sa vykonávajú na mieste, sú zvyčajne neohlásené.
Inšpekcie vykonávajú spoločné inšpekčné tímy zvyčajne pozostávajúce z dvoch až štyroch pracovníkov ECB a národných centrálnych bánk Eurosystému. V rámci prípravy na inšpekciu ECB výrobcu požiada o vyplnenie dotazníkov, v ktorých je potrebné uviesť čo najpodrobnejšie informácie.
10. Musí v čase inšpekcie kvality na mieste prebiehať výrobná činnosť?
U akreditovaných výrobcov by mala inšpekcia kvality na mieste prebiehať počas skutočnej výroby hodnôt eura alebo ochraňovaných hodnôt eura. V záujme optimálneho načasovania inšpekcie kvality by sa mal výrobca spojiť priamo s členmi inšpekčného tímu a podrobne ich informovať o výrobných krokoch, ktoré budú prebiehať počas jednotlivých týždňov. V ideálnom prípade by počas inšpekcie malo prebiehať čo najviac výrobných krokov.
Pokiaľ ide o inšpekcie na mieste týkajúce sa zabezpečenia, ktoré sa môžu vykonávať bez predchádzajúceho ohlásenia, od výrobcov sa vyžaduje pravidelné predkladanie plánov výroby.
11. Čo sa stane, ak inšpekčný tím zistí (potenciálne) nedodržiavanie požiadaviek ECB?
Inšpekčný tím na záver ústne zhrnie výsledky inšpekcie vrátane potenciálnych prípadov nedodržania požiadaviek. Následne v súlade s článkom 13 rozhodnutia ECB/2020/24 výrobcovi predloží predbežnú správu z inšpekcie, v ktorej tieto prípady zdokumentuje. Výrobca sa môže k zisteným prípadom nedodržiavania požiadaviek do 15 pracovných dní písomne vyjadriť, pričom by mal poskytnúť čo najviac informácií vrátane podrobných opatrení a harmonogramov odstránenia zistených nedostatkov, ako aj relevantných dokladov, napr. aktualizovaných postupov. Táto spätná väzba vrátane záveru inšpekčného tímu o vhodnosti navrhovaných nápravných opatrení bude následne zahrnutá do správy z inšpekcie. Nápravné opatrenia je možné preveriť prostredníctvom predložených zdokumentovaných dokladov alebo počas ďalšej naplánovanej inšpekcie alebo dodatočnej inšpekcie na mieste.
12. Kedy akreditácia ECB nadobúda účinnosť?
Po dokončení procesu hodnotenia ECB výrobcovi zašle list, ktorým mu udeľuje akreditáciu. List obsahuje aj informácie o rozsahu a dátume platnosti akreditácie.
13. Ako získať prístup na extranet ECB venovaný bankovkám?
Po udelení akreditácie je potrebné požiadať o prístupové práva. Prístup môžu získať najviac tri osoby na každú oblasť (životné prostredie, zdravie a bezpečnosť, kvalita). ECB pred udelením prístupových práv vykoná posúdenie žiadostí.
14. Aký je postup, ak sa chce výrobca akreditácie vzdať?
V takom prípade musí ECB akreditáciu formálne odňať. Počas trvania akreditácie je však výrobca naďalej povinný dodržiavať povinnosti, ktoré sa na akreditovaných výrobcov vzťahujú. Výrobca s akreditáciou ECB, ktorý chce byť od týchto povinností oslobodený, by mal zaslať ECB žiadosť s uvedením konkrétneho výrobného miesta. ECB žiadosť posúdi a výrobcu informuje o prípadných ďalších krokoch.
15. Kedy nadobúda odňatie akreditácie účinnosť?
Z dôvodu potreby objasnenia niektorých činností súvisiacich s hodnotami eura a ochraňovanými hodnotami eura, ktoré sa nachádzajú na akreditovanom mieste, môže proces odňatia akreditácie určitý čas trvať. Vo väčšine prípadov by mali výrobcovia ECB poskytnúť zoznam ochraňovaných hodnôt eura, ktoré vlastnia. ECB ich následne požiada, aby tieto hodnoty zničili, alebo ich preniesli na iné akreditované miesto alebo národnej centrálnej banke. Okrem toho sa budú vyžadovať doklady o zničení, dokumentácia o prenose hodnôt a/alebo kontroly na mieste. Po dokončení tohto procesu ECB listom výrobcu informuje o dátume nadobudnutia účinnosti odňatia akreditácie.
16. Ako postupovať v prípade zmien v certifikátoch, napríklad vypršania alebo obnovenia ich platnosti?
V zmysle článku 9 rozhodnutia ECB/2020/24 je výrobca v prípade zmien certifikátov (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) povinný informovať ECB. Ak dôjde k vypršaniu platnosti certifikátu a certifikačný orgán vydá výrobcovi nový certifikát, jeho elektronickú kópiu, podľa možnosti vo formáte pdf, je potrebné poslať na adresu QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Nesplnenie tejto povinnosti sa považuje za porušenie pravidiel.
17. Je platnosť akreditácie ECB časovo obmedzená? Je potrebné kontaktovať ECB, aby akreditácia zostala v platnosti?
Platnosť akreditácie, ktorú udelila ECB, nie je časovo obmedzená. Zostáva v platnosti, pokiaľ nie je prijaté rozhodnutie o jej odňatí v zmysle článku 18 rozhodnutia ECB/2020/24. Na zachovanie platnosti akreditácie sa nevyžaduje kontakt s ECB.