Ofte stillede spørgsmål om procedurerne for godkendelse af producenter af euromateriale og fortroligt euromateriale
Senest opdateret 7. juli 2023
Indledning
I disse ofte stillede spørgsmål forklares procedurerne for godkendelse af producenter af euromateriale og fortroligt euromateriale. Spørgsmålene og svarene vedrører praktiske aspekter af ECB's afgørelse ECB/2020/24 som ændret ved ECB's afgørelse ECB/2022/35. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem disse ofte stillede spørgsmål og ECB's afgørelse har retsakten forrang. Alle yderligere henvisninger til afgørelse ECB/2020/24 i dette dokument omfatter alle ændringer til denne afgørelse.
Disse ofte stillede spørgsmål offentliggøres også for alle godkendte producenter på ECB's extranet for pengesedler. De ajourføres regelmæssigt.
Spørgsmål 1. Hvilke retlige instrumenter findes der om godkendelse?
I afgørelse ECB/2020/24 defineres de generelle godkendelseskrav, kravene til etisk adfærd, godkendelsesproceduren og de løbende forpligtelser, som producenterne skal opfylde, når de er godkendt. De materielle krav er defineret i andre ikke-offentlige afgørelser. De materielle krav omfatter detaljerede tekniske krav vedrørende sikkerhed, kvalitet, miljø samt sundhed og sikkerhed. Disse krav fremsendes til producenter, der har ansøgt om godkendelse, efter at de har underskrevet en bindende erklæring om at holde indholdet fortroligt, og efter en indledende sikkerhedsinspektion, hvis det er relevant.
Spørgsmål 2. Hvilke producenter skal godkendes af ECB?
Producenter, der ønsker at udføre en euromaterialevirksomhed eller en fortrolig euromaterialevirksomhed, skal være godkendt af ECB. Godkendelsen gives til et bestemt produktionssted, hvor en producent må udføre den euromaterialevirksomhed eller den fortrolige euromaterialevirksomhed, der er angivet i dennes godkendelse.
Euromaterialevirksomhed og fortrolig euromaterialevirksomhed er defineret i artikel 1, nr. 3)-7), i afgørelse ECB/2020/24. For fortroligt euromateriale gælder de materielle sikkerhedskrav.
Spørgsmål 3. Er godkendelse en forudsætning for deltagelse i udbud vedrørende en euromaterialevirksomhed eller en fortrolig euromaterialevirksomhed?
Godkendelse er en forudsætning for at udføre en euromaterialevirksomhed eller en fortrolig euromaterialevirksomhed. Hvis en euromaterialevirksomhed eller en fortrolig euromaterialevirksomhed udbydes, kan kun godkendte producenter deltage i udbud og indgå kontrakter.
Godkendelse indebærer dog ikke, at en kontrakt tildeles.
Spørgsmål 4. Hvilke materielle krav gælder for mig som godkendt producent?
Hvis du producerer euromateriale eller fortroligt euromateriale, skal du opfylde alle relevante materielle krav for at kunne udføre en fortrolig euromaterialevirksomhed og/eller en euromaterialevirksomhed. Kravene omfatter aspekter vedrørende sikkerhed, kvalitet, miljø samt sundhed og sikkerhed. Når ECB har modtaget en skriftlig ansøgning om godkendelse sammen med den krævede dokumentation, kan ECB oplyse dig om de materielle krav, der gælder i dit tilfælde. Mens alle producenter af euromateriale skal overholde visse krav til kvalitet, miljø, sundhed og sikkerhed samt etiske og generelle sikkerhedskrav, skal producenterne af fortroligt euromateriale, der er opført på ECB's liste, overholde særlige sikkerhedskrav.
Spørgsmål 5. Hvordan ansøger jeg om godkendelse, hvis jeg ikke har nogen form for godkendelse?
Ansøgninger om indledning af proceduren for godkendelse (ansøgning om indledning) skal indgives skriftligt til ECB i henhold til artikel 5 i afgørelse ECB/2020/24. Ansøgningen skal indeholde alle de oplysninger, der er anført i artikel 5, stk. 2. ECB's seddeldirektorat kan vejlede dig i forbindelse med denne proces. Hvis du ønsker vejledning, kan du henvende dig til QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.
Spørgsmål 6. Hvad omfatter selve godkendelsesprocessen?
ECB vurderer først ansøgningen om indledning af proceduren for godkendelse i forhold til alle de formelle aspekter, der er anført i artikel 5 i afgørelse ECB/2020/24. Når alle formelle aspekter er opfyldt, giver ECB den ansøgende producent dokumentation for de relevante materielle krav (vedrørende sikkerhed, kvalitet, miljø samt sundhed og sikkerhed) som en del af godkendelseskravene samt dokumentation, hvori den ansøgende producent skal oplyse ECB om, hvordan producentens ordninger vil opfylde de materielle krav.
ECB udfører inspektioner på stedet og/eller eksterne inspektioner for at vurdere producentens overholdelse af de relevante materielle krav. Overholdelsen af sundheds- og sikkerhedskrav samt miljøkrav vurderes eksternt på grundlag af den dokumentation, som producenten har fremlagt. Derved kan ECB vurdere, om procedurerne og infrastrukturen på produktionsstedet opfylder de relevante krav. Der gennemføres inspektioner på stedet for at vurdere overholdelsen af sikkerheds- og kvalitetskravene på produktionsstedet.
Hvis den samlede vurdering er positiv, godkendes producenten.
Spørgsmål 7. Er der et centralt kontaktpunkt for godkendelsesspørgsmål?
Ja. Spørgsmål eller dokumenter vedrørende godkendelse kan sendes til QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Denne adresse kan også anvendes til at kontakte ECB's eksperter med ansvar for specifikke spørgsmål.
Spørgsmål 8. Hvordan vurderer ECB overholdelsen af de relevante krav?
ECB vurderer overholdelsen ved at udføre inspektioner på stedet og/eller eksterne inspektioner.
Eksterne inspektioner vedrører hovedsagelig dokumenter, som producenten har fremsendt i henhold til afgørelse ECB/2020/24, eller de materielle krav til vurdering af producentens overholdelse.
Sådanne dokumenter omfatter relevante ISO-certifikater, den uafhængige revisors erklæring om overholdelse af de etiske krav, spørgeskemaer forud for inspektionen, individuelle kvalitetsplaner, årsrapporter på engelsk om resultaterne af ledelsessystemer vedrørende miljø samt sundhed og sikkerhed og ECB's miljøspørgeskema.
Der gennemføres inspektioner på stedet for at vurdere overholdelsen af sikkerheds- og kvalitetskravene på produktionsstedet. Da disse områder forvaltes af forskellige team inden for Eurosystemet, udføres der to forskellige typer inspektioner: sikkerhedsinspektioner og kvalitetsinspektioner. Hvis det ikke er muligt at udføre inspektioner på stedet, fx når rejsemulighederne er begrænsede på grund af viruspandemier, udfører ECB eksterne inspektioner i stedet. De eksterne inspektioner gennemføres via videokonference og ved at udveksle dokumenter via en sikker platform.
Spørgsmål 9. Hvordan planlægges og tilrettelægges inspektionerne på stedet, og hvor ofte vil jeg blive genstand for en sådan inspektion?
Alle godkendte producenter inspiceres efter en prioritetsliste, som opstilles af Eurosystemet. Producenter, der udfører en fortrolig euromaterialevirksomhed, underkastes typisk en sikkerhedsinspektion én gang om året, og producenter, der fremstiller et euromateriale, underkastes en kvalitetsinspektion hvert andet år.
Inspektioner kan være anmeldt på forhånd eller uanmeldt. Af praktiske grunde anmeldes inspektioner, der gennemføres efter en ansøgning om godkendelse, på forhånd. Det samme gælder for regelmæssige kvalitetsinspektioner og eksterne sikkerhedsinspektioner. Regelmæssige sikkerhedsinspektioner, som gennemføres på stedet, er normalt uanmeldte.
Inspektionerne udføres af inspektionsteam, der er etableret i fællesskab af ECB og de nationale centralbanker i Eurosystemet, og som typisk består af 2-4 inspektører. Som forberedelse til inspektionen skal du udfylde spørgeskemaer, som ECB har udarbejdet. Disse spørgeskemaer bør udfyldes så detaljeret som muligt.
Spørgsmål 10. Skal produktionen være startet op, når inspektionen på stedet udføres?
For godkendte producenter bør kvalitetsinspektionen på stedet udføres under den faktiske produktion af euromateriale eller fortroligt euromateriale. Kontakt inspektionsteamet direkte, og giv så mange oplysninger som muligt om, hvilke produktionstrin der gennemføres hver uge, for at optimere tidsplanen for kvalitetsinspektionen. Ideelt set bør så mange produktionstrin som muligt køre under inspektionen.
Med hensyn til sikkerhedsinspektioner på stedet, som eventuelt foretages uanmeldt, anmodes producenterne regelmæssigt om at indsende deres europroduktionsplaner til ECB.
Spørgsmål 11. Hvad sker der, hvis inspektionsteamet konstaterer (potentiel) manglende overholdelse af ECB's krav?
Ved afslutningen af en inspektion giver inspektionsteamet et mundtligt sammendrag af inspektionen og udpeger potentielle tilfælde af manglende overholdelse. Du modtager derefter en foreløbig inspektionsrapport, der dokumenterer den manglende overholdelse, i henhold til artikel 13 i afgørelse ECB/2020/24. Herefter har du 15 arbejdsdage til at fremsende dine skriftlige bemærkninger vedrørende de tilfælde af manglende overholdelse, der er konstateret under inspektionen. Du bør give så mange oplysninger som muligt i dine bemærkninger, herunder specifikke detaljer og tidsrammer for afhjælpning af tilfældene af manglende overholdelse, og du bør vedlægge relevant dokumentation som fx ajourførte procedurer. Inspektionsrapporten opdateres derefter med din feedback og en konklusion om, hvorvidt inspektionsteamet accepterer de foreslåede afhjælpende foranstaltninger. De afhjælpende foranstaltninger kan verificeres ved fremlæggelse af dokumentation, eller de kan verificeres under den næste planlagte inspektion eller ved en yderligere inspektion på stedet.
Spørgsmål 12. Hvornår træder ECB's godkendelse i kraft?
Når vurderingen er afsluttet, modtager du et brev fra ECB med din godkendelse. I dette brev angives også godkendelsens omfang og anvendelsesdato.
Spørgsmål 13. Hvornår får jeg adgangsret til ECB's extranet for eurosedler?
Når du har modtaget din godkendelse, skal du anmode om adgang til ECB's extranet for eurosedler for op til tre personer pr. område (miljø, sundhed og sikkerhed samt kvalitet). ECB vurderer anmodningerne, inden der gives adgangsret.
Spørgsmål 14. Hvordan kan jeg anmode om at få min godkendelse inddraget?
Hvis du ønsker at få din godkendelse inddraget, skal ECB formelt inddrage den. Så længe du stadig er godkendt, skal du overholde de løbende forpligtelser for godkendte producenter. En producent, der er indehaver af en ECB-godkendelse, og som ikke længere ønsker at være omfattet af disse forpligtelser, skal sende et brev til ECB med angivelse af det pågældende produktionssted. ECB vurderer anmodningen og kontakter dig for at forklare, hvilke yderligere skridt der eventuelt skal tages.
Spørgsmål 15. Hvornår træder inddragelsen af min godkendelse i kraft?
Processen for inddragelse af godkendelse kan tage nogen tid, da visse aktiviteter i forbindelse med euromateriale og fortroligt euromateriale, som opbevares på det godkendte sted, muligvis skal afklares. I de fleste tilfælde skal du indsende en liste over fortroligt euromateriale, som du er i besiddelse af, til ECB. ECB vil derefter pålægge dig at destruere materialet eller overføre det til et andet godkendt sted eller en national centralbank. Der kræves destruktionsattester, overførselsdokumentation og/eller kontrolbesøg på stedet. Når processen er afsluttet, modtager du et brev med angivelse af datoen for, hvornår inddragelsen af godkendelsen finder anvendelse.
Spørgsmål 16. Hvad skal jeg gøre, hvis mine certifikater ændres? Fx hvis de udløber eller skal fornys?
Du er forpligtet til at underrette ECB, hvis certifikaterne (ISO 9001, ISO 14001 og ISO 45001) ændres, i henhold til artikel 9 i afgørelse ECB/2020/24. Hvis certifikatet er udløbet, og certificeringsmyndigheden sender dig et nyt certifikat, bedes du sende en elektronisk kopi, helst pdf-version, til QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Hvis dette ikke sker, vil det blive betragtet som manglende overholdelse.
Spørgsmål 17. Udløber min godkendelse? Skal jeg kontakte ECB for at sikre, at min godkendelse forbliver gyldig?
Når ECB's godkendelse er udstedt, "udløber" den ikke. Det betyder, at den forbliver gyldig, indtil der foreligger en beslutning om inddragelse som fastsat i artikel 18 i afgørelse ECB/2020/24. Du behøver ikke kontakte ECB for at sikre, at din godkendelse forbliver gyldig.