DUK apie eurų elementų ir saugotinų eurų elementų gamintojams taikomas akreditacijos procedūras
Paskutinį kartą atnaujinta 2023 m. liepos 7 d.
Įvadas
Šiuose DUK aiškinamos saugotinų eurų elementų ir eurų elementų gamintojams taikomos akreditacijos procedūros. Klausimai ir atsakymai susiję su praktiniais ECB sprendimo ECB/2020/24, iš dalies pakeisto ECB sprendimu ECB/2022/35, aspektais. Esant bet kokiam neatitikimui tarp šių DUK ir teisės akto – ECB sprendimo, vadovaujamasi pastarojo nuostatomis. Visos šiuose DUK pateiktos nuorodos į Sprendimą ECB/2020/24 apima ir visus šio sprendimo pakeitimus.
Šie DUK paskelbti ir ECB banknotų ekstranete ir yra prieinami visiems akredituotiems gamintojams. Jie yra reguliariai atnaujinami.
1 klausimas. Kokiais teisės aktais reglamentuojamas akreditavimas?
Bendrieji akreditacijos reikalavimai, reikalavimai dėl verslo etikos, akreditacijos procedūra ir akredituotų gamintojų tęstinės pareigos nustatyti Sprendime ECB/2020/24. Yra ir kitų neviešų sprendimų, kuriais nustatomi esminiai (neprocedūriniai) reikalavimai. Esminiai reikalavimai – tai išsamūs techniniai reikalavimai dėl saugumo, kokybės, aplinkos, taip pat sveikatos ir saugos. Su šiais reikalavimais supažindinami gamintojai, kurie kreipėsi dėl akreditacijos ir kurie yra pasirašę įpareigojančią turinio konfidencialumo deklaraciją ir sėkmingai praėję, jei taikoma, pirminį saugumo patikrinimą.
2 klausimas. Kurie gamintojai privalo turėti ECB akreditaciją?
ECB akreditaciją privalo turėti gamintojai, norintys vykdyti eurų elementų veiklą arba saugotinų eurų elementų veiklą. Akreditacija suteikiama gamintojo akreditacijoje nurodytai konkrečiai gamybos vietai, kurioje gamintojui leidžiama vykdyti eurų elementų veiklą arba saugotinų eurų elementų veiklą.
Eurų elementų veikla ir saugotinų eurų elementų veikla yra apibrėžtos Sprendimo ECB/2020/24 1 straipsnio 3–7 punktuose. Saugotiniems eurų elementams taikomi esminiai reikalavimai dėl saugumo.
3 klausimas. Ar akreditacija yra būtina sąlyga norint dalyvauti eurų elementų veiklos arba saugotinų eurų elementų veiklos viešuosiuose pirkimuose?
Akreditacija yra būtina sąlyga norint vykdyti eurų elementų arba saugotinų eurų elementų veiklą. Viešuosiuose pirkimuose dėl eurų elementų veiklos arba saugotinų eurų elementų veiklos gali dalyvauti tik akredituoti gamintojai ir sutartys gali būti sudaromos tik su akredituotais gamintojais.
Tačiau akreditacija nereiškia, kad sutartis bus sudaryta.
4 klausimas. Kokie esminiai reikalavimai taikomi man kaip akredituotam gamintojui?
Jei gaminate eurų elementus arba saugotinus eurų elementus ir norite vykdyti saugotinų eurų elementų veiklą ir (arba) eurų elementų veiklą, privalote tenkinti visus atitinkamus esminius reikalavimus. Tai yra reikalavimai dėl saugumo, kokybės, aplinkos, sveikatos ir saugos. Gavęs jūsų rašytinį prašymą suteikti akreditaciją kartu su reikalingais dokumentais, ECB galės jus informuoti, kokie esminiai reikalavimai jums būtų taikomi. Visi eurų elementų gamintojai privalo laikytis tam tikrų kokybės, aplinkos, sveikatos ir saugos, taip pat etikos ir bendrųjų saugumo reikalavimų, o į ECB tvarkomą sąrašą įtrauktiems saugotinų eurų elementų gamintojams taikomi ir specialieji saugumo reikalavimai.
5 klausimas. Kaip teikti paraišką dėl akreditacijos, jei neturiu jokios akreditacijos?
Prašymai pradėti akreditacijos procedūrą turi būti pateikiami ECB raštu pagal Sprendimo ECB/2020/24 5 straipsnį. Prašyme turi būti pateikta visa 5 straipsnio 2 dalyje išvardyta informacija. ECB Banknotų direktoratas gali padėti jums tai atlikti. Jei norite pasinaudoti šia galimybe, rašykite el. pašto adresu QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.
6 klausimas. Kokia akreditacijos procedūros eiga?
Pirmiausia ECB įvertina, ar jūsų prašymas pradėti akreditacijos procedūrą atitinka visus formalius Sprendimo ECB/2020/24 5 straipsnyje išvardytus aspektus. Jeigu visi formalieji reikalavimai įvykdyti, prašymą pateikusiam gamintojui ECB pateikia dokumentus dėl atitinkamų esminių reikalavimų (susijusių su saugumo, kokybės, aplinkos, sveikatos ir saugos aspektais), kurie yra akreditavimo reikalavimų dalis, taip pat dokumentus, kuriuose prašymą pateikęs gamintojas turi nurodyti ECB, kaip jo įdiegtos priemonės atitinka esminius reikalavimus.
ECB atlieka patikrinimą vietoje ir (arba) ne vietoje, kad įvertintų, ar gamintojas laikosi atitinkamų esminių reikalavimų. Atitiktis sveikatos ir saugos bei aplinkosaugos reikalavimams vertinama ne vietoje, o remiantis gamintojo pateiktais dokumentais. ECB vertina, ar gamybos vietoje įdiegtos procedūros ir infrastruktūra atitinka taikomus reikalavimus. Norint įvertinti, ar gamybos vietoje laikomasi saugumo ir kokybės reikalavimų, atliekami patikrinimai vietoje.
Jeigu bendras vertinimas teigiamas, gamintojui suteikiama akreditacija.
7 klausimas. Ar yra centralizuotas kontaktinis adresas akreditavimo klausimais?
Taip, visus su akreditavimu susijusius klausimus ir dokumentus galima siųsti el. pašto adresu QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Šiuo adresu taip pat galima kreiptis į ECB ekspertus, atsakingus už konkrečius klausimus.
8 klausimas. Kaip ECB įvertina atitiktį taikomiems reikalavimams?
ECB atitiktį vertina atlikdamas patikrinimus vietoje ir (arba) ne vietoje.
Patikrinimai ne vietoje iš esmės yra gamintojo pagal Sprendimą ECB/2020/24 pateiktų dokumentų patikrinimas arba gamintojo atitikties esminiams reikalavimams patikrinimas.
Tokių dokumentų pavyzdžiai: atitinkami ISO sertifikatai, nepriklausomo auditoriaus deklaracija dėl atitikties etikos reikalavimams, prieš patikrinimą pildomi klausimynai, individualūs kokybės planai, metinės ataskaitos anglų kalba apie aplinkos ir sveikatos bei saugos valdymo sistemų veiksmingumą ir ECB aplinkosaugos klausimynas.
Patikrinimai vietoje atliekami norint įvertinti, ar gamybos vietoje laikomasi saugumo ir kokybės reikalavimų. Kadangi šie du aspektai Eurosistemoje priklauso skirtingų grupių kompetencijai, atliekami du atskiri patikrinimai: vienas – saugumo, kitas – kokybės aspektų. Kai patikrinimų vietoje atlikti neįmanoma, pavyzdžiui, tais atvejais, kai dėl virusinės pandemijos yra ribojamos kelionės, ECB vietoj patikrinimų vietoje gali atlikti patikrinimus ne vietoje. Patikrinimai ne vietoje atliekami vaizdo konferencijos būdu ir per saugią platformą pateikiant dokumentus.
9 klausimas. Kaip patikrinimai vietoje planuojami ir organizuojami ir kaip dažnai jie atliekami?
Kiekvienas akredituotas gamintojas tikrinamas pagal Eurosistemos parengtą prioritetų sąrašą. Paprastai kartą per metus atliekamas saugotinų eurų elementų veiklą vykdančių gamintojų saugumo patikrinimas, o kas dvejus metus atliekamas eurų elementų gamintojų kokybės patikrinimas.
Apie patikrinimus gali būti pranešama iš anksto arba visai nepranešama. Žinoma, dėl praktinių priežasčių apie patikrinimus, atliekamus gavus prašymą suteikti akreditaciją, yra pranešama. Pranešama ir apie eilinius kokybės patikrinimus bei saugumo patikrinimus ne vietoje. Eiliniai saugumo patikrinimai vietoje paprastai atliekami iš anksto nepranešus.
Patikrinimus atlieka jungtinės ECB ir Eurosistemos nacionalinių centrinių bankų patikrinimo grupės, kurias paprastai sudaro du–keturi inspektoriai. Prieš patikrinimą turėsite užpildyti ECB nustatytos formos klausimynus. Juos pildant turi būti pateikiama kuo išsamesnė informacija.
10 klausimas. Ar tuo metu, kai atliekamas kokybės patikrinimas vietoje, turiu vykdyti gamybą?
Akredituotų gamintojų kokybės patikrinimai vietoje turėtų būti atliekami tuo metu, kai faktiškai vykdoma eurų elementų arba saugotinų eurų elementų gamyba. Prašome su patikrinimo grupe susisiekti tiesiogiai ir pateikti jai kuo daugiau informacijos apie tai, kokie gamybos etapai kokią savaitę bus vykdomi, kad būtų galima parinkti kuo tinkamesnį laiką kokybės patikrinimui. Geriausia, kai patikrinimas atliekamas tuo metu, kai vyksta kuo daugiau gamybos etapų.
Saugumo patikrinimai vietoje gali būti atliekami iš anksto neįspėjus, todėl gamintojai turi reguliariai pateikti ECB eurų gamybos tvarkaraščius.
11 klausimas. Kas būtų, jei patikrinimo grupė nustatytų, kad ECB reikalavimų (galbūt) nesilaikoma?
Patikrinimo pabaigoje patikrinimo grupė pateikia žodinę patikrinimo rezultatų santrauką ir nurodo įtariamus reikalavimų nesilaikymo atvejus. Tada pagal Sprendimo ECB/2020/24 13 straipsnį jums pateikiama preliminari patikrinimo ataskaita, kurioje nurodomi nustatyti reikalavimų neatitikties atvejai. Tuomet galėsite per 15 darbo dienų pateikti rašytinį atsakymą dėl nustatyto reikalavimų neatitikties atvejo. Atsakyme turėtumėte pateikti kuo daugiau informacijos, įskaitant konkrečias detales ir terminus, per kuriuos ištaisysite padėtį, taip pat ir visus svarbius įrodymus, pavyzdžiui, apie atnaujintas procedūras. Pagal jūsų atsakymą bus koreguojama patikrinimo ataskaita ir pateikiama patikrinimo grupės išvada, ar jūsų pasiūlytos taisomosios priemonės yra priimtinos. Taisomųjų priemonių veiksmingumas gali būti tikrinamas vertinant pateiktus dokumentuotus įrodymus arba per kitą planinį patikrinimą arba papildomą patikrinimą vietoje.
12 klausimas. Nuo kada ECB akreditacija įsigalioja?
Vertinimo procedūrai pasibaigus gausite ECB laišką, kuriuo jums bus suteikta akreditacija. Jame bus nurodyta akreditacijos įsigaliojimo data ir galiojimo aprėptis.
13 klausimas. Kada gausiu prieigos prie ECB banknotų ekstraneto teises?
Gavę akreditaciją, turėsite kreiptis dėl prieigos prie ECB banknotų ekstraneto suteikimo ne daugiau kaip trims asmenims pagal kiekvieną skyrių (aplinka, sveikata ir sauga, kokybė). ECB įvertins prašymus ir suteiks prieigos teises.
14 klausimas. Kaip panaikinti akreditaciją?
Jei norite panaikinti akreditaciją, ECB turi oficialiai ją atšaukti. Kol esate akredituoti, privalote vykdyti akredituotiems gamintojams nustatytas tęstines pareigas. ECB akreditaciją turintis gamintojas, kuris nebenori vykdyti šių pareigų, turėtų nusiųsti laišką ECB, nurodydamas konkrečią gamybos vietą. Įvertinęs prašymą, ECB susisieks su jumis ir paaiškins, kokių tolesnių veiksmų reikia imtis.
15 klausimas. Nuo kada akreditacija laikoma panaikinta?
Akreditacijos panaikinimo procedūra gali užtrukti, nes gali reikėti patikslinti tam tikrus aspektus, susijusius su akredituotoje vietoje laikomais eurų elementais ir saugotinais eurų elementais. Dažniausiai gamintojų prašome ECB pateikti turimų saugotinų eurų elementų sąrašą, o ECB nurodys jums juos sunaikinti arba perkelti į kitą akredituotą vietą arba perduoti nacionaliniam centriniam bankui. Bus reikalingos sunaikinimo pažymos, perdavimo dokumentai ir (arba) patikrinimai vietoje. Kai visa tai bus atlikta, gausite laišką, kuriame bus nurodyta akreditacijos panaikinimo įsigaliojimo data.
16 klausimas. Ką daryti, jeigu pasikeitė mano sertifikatų galiojimo datos (pvz., sertifikatas baigė galioti arba jo galiojimas buvo pratęstas)?
Remiantis Sprendimo ECB/2020/24 9 straipsniu, apie sertifikatų (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) galiojimo pasikeitimus privalote informuoti ECB. Jeigu sertifikato galiojimas baigėsi ir sertifikatą suteikusi institucija jums suteikė naują sertifikatą, atsiųskite jo elektroninę kopiją, pageidautina .pdf formatu, el. pašto adresu QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. To nepadarius, bus laikoma, kad neįvykdėte reikalavimų.
17 klausimas. Ar mano akreditacija turi galiojimo pabaigą? Ar reikia susisiekti su ECB, kad mano akreditacija ir toliau galiotų?
Suteikta ECB akreditacija neturi galiojimo pabaigos, t. y. ji galioja tol, kol priimamas sprendimas dėl akreditacijos panaikinimo, kaip nustatyta Sprendimo ECB/2020/24 18 straipsnyje. Kad akreditacija ir toliau galiotų, į ECB kreiptis nereikia.